Szkic pozwala zacząć bez zobowiązania.
Pracownik przygotowuje zamówienie, ale nie zna jeszcze wszystkich ilości. Klient opisuje usługę i chce wrócić do formularza później. W takich sytuacjach szkic powinien pozostać odrębny od sprawy przekazanej do realizacji. Użytkownik musi wiedzieć, co zostało zachowane oraz kto może to zobaczyć.
Zapis roboczy nie powinien sam uruchamiać pracy zespołu, zajmować terminu ani wysyłać zamówienia. Jeżeli firma potrzebuje któregoś z tych działań, trzeba je nazwać i określić moment wykonania. Sam przycisk „Zapisz” nie wyjaśnia konsekwencji.
Przekazanie i akceptacja to różne działania.
Przesłanie może oznaczać prośbę do sprawdzenia. Akceptacja określa natomiast uzgodniony zakres. W przykładowej firmie klient przesyła zestaw produktów, handlowiec sprawdza dostępność i proponuje zmianę, a klient zatwierdza aktualne podsumowanie. Każde przejście powinno mieć własny status i odpowiedzialną rolę.
Nie warto używać jednego stanu „Gotowe” dla materiału przygotowanego przez klienta i sprawy zaakceptowanej przez firmę. Przygotuj listę stanów wraz z opisem: kto wykonuje działanie, co może jeszcze zmienić i jaki jest następny krok.
Poprawka potrzebuje drogi powrotnej.
Jeżeli sprawa nie jest kompletna, osoba sprawdzająca powinna wskazać brak. Użytkownik otrzymuje informację, co ma uzupełnić. Cofnięcie do poprawy nie powinno bez wyraźnego ustalenia usuwać wcześniejszej wersji ani znosić odpowiedzialności za przejrzenie nowego materiału.
Przykład odbioru: przygotuj szkic, przekaż go do sprawdzenia, zgłoś brak i uzupełnij dane. Sprawdź, czy obie role widzą ten sam aktualny etap. Następnie spróbuj zatwierdzić niekompletny materiał i oceń, czy komunikat pokazuje sposób poprawy.
Co zapisać w zakresie?
Opisz stan początkowy, wymagane dane przy przekazaniu oraz rolę zatwierdzającą. Dodaj regułę zmiany po akceptacji i informację, czy pracę wolno wycofać. Przejścia między stanami są częścią funkcji produktu, a nie detalem dodawanym dopiero podczas programowania.
Pierwsza wersja może obejmować jeden rodzaj sprawy i jedną ścieżkę zatwierdzenia. Wielostopniowy obieg, zastępstwa lub akceptacja finansowa wymagają własnych ustaleń. Wycena powinna wskazywać, które przejścia zostaną wykonane i sprawdzone.
Jaką decyzję podjąć dalej?
Gdy zmiana wpływa na zakres lub cenę, zobacz Wersje kosztorysu: jak potwierdzać dodatkowe prace w aplikacji?.
Jeżeli trzeba odtworzyć ważne ustalenia, sprawdź Historia zmian w aplikacji: co warto zapisywać?.
Od decyzji do zakresu wykonania.
Zakres związany z tą decyzją opisujemy na stronie Aplikacje webowe.
Praktyczny kontekst znajdziesz w opisie Drukarnie. To możliwy zakres dla branży, który dobieramy do konkretnej firmy.