Nazwa pliku nie zawsze wskazuje aktualny materiał.
Klient przesyła projekt, później poprawkę, a pracownik pobiera wcześniejszy plik. Nazwy typu „final” i „final2” nie wyjaśniają, który materiał zatwierdzono. Aplikacja może powiązać wersję z konkretną sprawą, czasem przekazania i etapem sprawdzenia.
Najpierw ustal, czy nowy plik zastępuje materiał, czy dodaje kolejny załącznik. Nie każdy dokument należy wersjonować w ten sam sposób. Zdjęcie z wizyty i projekt do akceptacji mają inne znaczenie w obiegu pracy.
Przesłanie nie oznacza akceptacji.
Potwierdzenie odebrania załącznika informuje o przekazaniu materiału. Osoba sprawdzająca może dopiero potem wykryć brak albo wskazać poprawkę. Jeżeli aplikacja pokazuje jeden status dla obu działań, użytkownik może błędnie uznać, że sprawa jest gotowa.
Przykład drukarni: klient dodaje materiał, obsługa prosi o korektę, a nowa wersja czeka na ponowne sprawdzenie. Akceptacja wcześniejszego pliku nie powinna automatycznie obejmować poprawki. Panel produkcji potrzebuje wskazania właściwej wersji.
Załącznik dziedziczy uzgodniony zakres dostępu.
Pracownik może potrzebować zdjęć zlecenia, lecz nie wszystkich dokumentów klienta. Opisz dostęp do odczytu, pobrania i dodania pliku dla każdej roli. Wspólny odnośnik bez tych ustaleń nie zastępuje reguł aplikacji.
Rozmiary, typy, przechowywanie i sposób kontroli materiału należą do zakresu projektu. Pierwszy brief powinien zawierać przykładowe rodzaje plików oraz anonimową historię poprawki. Nie przesyłaj rzeczywistych poufnych dokumentów tylko po to, by opisać potrzebę.
Testuj poprawkę i próbę pobrania cudzej wersji.
Przy odbiorze dodaj materiał, zatwierdź go i dodaj zmianę. Sprawdź klienta, osobę zatwierdzającą oraz wykonawcę. Każdy powinien rozumieć, co jest aktualne i czy potrzebna jest kolejna akceptacja.
Użyj też drugiej sprawy i innego konta. Dostęp do pliku powinien odpowiadać uprawnieniom, a nie tylko obecności przycisku na ekranie. Eksport większej paczki materiałów i archiwizacja mogą być kolejnymi funkcjami do uzgodnienia.
Jaką decyzję podjąć dalej?
Gdy zmiana wpływa na zakres lub cenę, zobacz Wersje kosztorysu: jak potwierdzać dodatkowe prace w aplikacji?.
Jeżeli w obiegu uczestniczy podwykonawca, przeczytaj Dostęp partnera do aplikacji: jak ograniczyć go do właściwej sprawy?.
Od decyzji do zakresu wykonania.
Zakres związany z tą decyzją opisujemy na stronie Strona i portal klienta.
Praktyczny kontekst znajdziesz w opisie Drukarnie. To możliwy zakres dla branży, który dobieramy do konkretnej firmy.