Najpierw ustal, co ma obsługiwać aplikacja.
Arkusz może jednocześnie przechowywać klientów, terminy, notatki i obliczenia. Przeniesienie wszystkich komórek do panelu nie określa jeszcze, jak ma pracować firma. Zaczynamy od jednej sprawy: zgłoszenia serwisowego, rezerwacji lub zamówienia. Wskazujemy, kto ją rozpoczyna, kto aktualizuje i co oznacza zakończenie.
Przykładowo lista wizyt warsztatu ma stać się terminarzem z przydziałem mechanika. W pierwszej wersji potrzebne są termin, pojazd, rodzaj pracy i status. Kolumna z dawną notatką handlową może pozostać w archiwum. Taką decyzję zapisujemy przed przygotowaniem importu, aby nowa aplikacja miała jasny cel.
Opisz kolumny i reguły wartości.
Dla każdego pola zapisz znaczenie, przykładową poprawną wartość oraz sposób obsługi braku danych. „Data” może oznaczać przyjęcie zgłoszenia, wizytę lub termin wykonania. „Kwota” wymaga wskazania waluty i tego, co obejmuje. Kolor komórki trzeba zamienić na nazwany stan, jeśli wpływa na dalsze działanie.
Sprawdź różne zapisy numerów telefonu, dat i nazw usług. Oddziel obliczoną wartość od formuły, która ją tworzy. Jeśli kilka arkuszy opisuje te same firmy lub osoby, ustal wspólny identyfikator. Nowy system nie powinien łączyć spraw wyłącznie po podobnym nazwisku. Reguły dopasowania uzgadniamy na reprezentatywnej próbce.
Duplikat nie zawsze jest błędem.
Dwa podobne wiersze mogą oznaczać dwa zamówienia jednego klienta albo przypadkowe powielenie wpisu. Warto wskazać pola rozstrzygające: numer sprawy, termin, pozycję i osobę odpowiedzialną. Automatyczne usunięcie podobnych rekordów bez takiej reguły może pozbawić firmę poprawnych informacji.
Nie zmieniaj jedynego oryginału podczas przygotowania. Pracuj na kopii i zapisuj reguły porządkowania. W przykładzie warsztatu dwie wizyty tego samego auta mają osobne numery spraw. Brak numeru można wyjaśnić w raporcie przygotowania, zamiast nadawać mu przypadkowe znaczenie. Niepotrzebne dane nie muszą trafić do pierwszego importu.
Zacznij od próbnego przeniesienia.
Próbka powinna zawierać typowy wpis oraz wyjątki: pusty termin, nietypowy status, duplikat i sprawę z kilkoma pozycjami. W środowisku testowym sprawdzamy, do których pól trafiły wartości i czy rekordy zachowały powiązania. Raport pokazuje przyjęte, pominięte i wymagające wyjaśnienia wiersze.
Potem porównujemy wynik z ustalonymi regułami. Sama zgodność liczby wierszy nie wystarczy: zlecenie może mieć niewłaściwego klienta lub datę. Osoba z firmy powinna odnaleźć konkretne sprawy i przejść ich obsługę. Import próbny pomaga uzgodnić poprawki przed przeniesieniem pełnego zakresu.
Określ moment zmiany źródła danych.
Trzeba ustalić, kiedy zespół przestaje dopisywać dane do starego arkusza i zaczyna używać aplikacji. Jeżeli przez pewien czas działają oba narzędzia, opisujemy sposób przekazania ostatnich zmian. Bez tej decyzji nowe i stare listy mogą przedstawiać różny stan tej samej sprawy.
Plan obejmuje kopię, próbę, uzgodnienie wyniku i odpowiedzialną osobę po stronie firmy. Zakres przeniesienia wyceniamy osobno od wykonania ekranów. Przygotuj plan przeniesienia danych i porównaj go z opisem aplikacji webowych dla firmy.
Jaką decyzję podjąć dalej?
Jeżeli firma kończy pracę w dawnym programie, przeczytaj Nowa aplikacja zamiast starego programu: plan przejścia.
Przy organizowaniu startu nowego narzędzia zobacz Jak ustalić moment przejścia ze starego narzędzia?.
Od decyzji do zakresu wykonania.
Zakres związany z tą decyzją opisujemy na stronie Systemy dla firm.